カタログ配信サービスと共有サービスの違いとは? 

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法人の事業活動の中で、どの業界・業種であれ、「文書管理」「ナレッジマネジメント」は組織内課題の1つといっても過言ではありません。「文書管理」としていくつもの事例があげられますが、特にe文書法施行による請求書や文書の電子保存、情報セキュリティの維持や管理、オフィススペースの効率化はもちろんのこと、その文書を活用する社員・ユーザ視点で見た場合においても、膨大な情報をどのように管理すべきか、それをどう引き出し、活用に繋げていくのか?は重要な課題と言えるでしょう。今回は管理だけでなく、活用までを含めたカタログ配信サービス・共有サービスの違いについて御説明していきます。

■文書管理の新たな仕組み〜カタログ配信サービスとデータ共有サービス

はじめに、「カタログ配信サービス」と「共有サービスの違い」についてご紹介していきます。

カタログ配信サービスは、文字通り「つくられた文書(完成版)を管理者が一元管理し、配信するサービス」です。ファイル共有と異なり、管理者が利用者へのコンテンツの配信を集中することで、セキュリティ権限を区分けたり、改ざんの防止を行うことができます。印刷や配布、大量の資料の保管や運搬の必要がなく、サービスによっては、情報統制ルール配下の中で、管理外のユーザに情報データ閲覧権限を付与することも可能です。また、管理者がコンテンツを管理するだけでなく、アクセス履歴はもちろん、コンテンツに対する評価を登録やアンケートや実務内容の教育としてのテストなどを行うこともできます。

それに対して、データ共有サービスは、「データを共有するストレージ(保存領域)として、部署や個人の情報を保管できるサービス」です。ファイル保管用の領域に、データをアップロードして、閲覧・編集権限のあるユーザに対して情報をリアルタイムに共有できることが特徴です。自社で共有サーバを構築すると、セキュリティ対策に必要なアカウント設定と権限付与、ディザスタリカバリ機能、IPアドレス制限、ウイルスチェックなど様々な機能を準備する必要がありますが、データ共有サービスにおいてはそのほとんどが標準サービスとなっているため、導入が簡単に行うこともできます。また、データ共有サービスはあくまでも保管領域の提供になりますので、使い方は事業にあわせて柔軟に考えることができる点も大きなポイントです。

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