SmartBiz+活用術|『組織をまたいだファイル共有』編

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こんにちは!スマートビズプラス事務局担当です。

社内のデータをファイルサーバを使って共有することは、今や日常的なものとなりました。

ファイルサーバがあれば、ファイルをメールに添付して送る必要なく、たとえば部署や役職単位ごとに作成されたフォルダーにドラッグ&ドロップするだけでファイルの共有を円滑に行うことができます。

一方で、ファイルサーバはセキュリティを確保するため、会社内部の閉ざされた環境で稼働しているものなので、社外の関係者とのファイル共有にはあまり向いていないといえましょう。

社外の関係者とファイル共有を行う場合、みなさまはどんな方法を取りますでしょうか?

世の中を見渡すと、やはりメールに添付して送るのが一般的なビジネスシーンなようですね。

しかしメールですと、プロジェクトが佳境に入って、ファイル共有の頻度が激増したとき、こんな困ったことが起こります。

ちょっとプロジェクトメンバー間のやりとりを再現してみましょう。

 A社: あのー、最新の「進捗管理表」ってどれだっけ?
 B社: 先週火曜日にC社が送ったものが最新ですね。
     “進捗管理20150401”というファイル名です。
     ファイル名で更新日が判るようにしているんです。
 A社: なるほど。でもC社が火曜日に送ったものって
     複数あるんだけど。
     ファイル名が全部“進捗管理20150401”だし。
 B社: メールの送信日時の記録を見て判断してください。
     あっ、よくみると先週の火曜日でなく水曜日の
     ものが最新でした!
     “進捗管理20150402”が最新です。

もし社内で使うファイルサーバを社外でも使えればこのようなやり取りはなく、円滑にファイル共有を行うことができるのではないでしょうか?

近年、社外とのファイル共有に法人向けのオンラインストレージの採用を検討する企業が近年増えています。

安心・安全が特徴の法人向けオンラインストレージSmartBiz+で実現できる社外とのファイル共有の利用シーンを『SmartBiz+活用術』シリーズの『組織をまたいだファイル共有』編にてまとめました。

社外とのファイル共有に課題をお持ちの方はぜひ一読ください。

 

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著:スマートビズプラス事務局担当

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