会社で編集しているファイルをiPadで提案時に使用したり、フィールド作業の際に閲覧するには?

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みなさんiPadは会社から支給されていますか?活用できていますか?今回の記事では会社で編集した(編集してもらった)ファイルを外出先で提案時に使用したり、現地調査や作業現場で図面を確認する際の利用イメージをご紹介します。

最近ではオンラインストレージといった言葉を、みなさん一度は聞いたことがあると思います。ひょっとすると知らないうちに利用しているかもしれません。iPhoneをお使いであれば、少なくとも一度は写真を撮っていると思いますが、写真を閲覧するアプリ:写真を開くと、そのなかにマイフォトストリームといった項目があります(iPhoneの設定 > 写真とカメラ > マイフォトストリームをオフにしている場合は出ません。意図して設定されている場合は、セキュリティに対する意識がきっちりしている方です)。じつは、このフォトストリームはiPhoneで撮影した写真をインターネット経由でApple社のクラウド上に保存しています。iPhoneを1台持ちの場合、気にかけていなかったかもしれませんが、同一のAppleIDであればパソコンからでもマイフォトストリームを閲覧できるようになります。意識せずともiPhoneでもパソコンでもiPadでも同じアルバムを見れるのはすごい事ですね。知らないで利用しているという事は、逆に怖い面もありますが。

こちらに詳しい情報がありますので、参考にしてみてください。
https://support.apple.com/ja-jp/HT201317

というわけで、先のiPhoneのマイフォトストリームのように写真以外のパワーポイントやPDFといったファイルも複数の端末で共有できると非常に便利です。この便利サービスがオンラインストレージです。
コンシューマー向けから法人用途向けなど、たくさんのサービスが世の中には溢れているので、ご部署の業務要件やセキュリティ要件に合わせて採用されるのがよろしいかと思います。

それでは、弊社で提供しているSmartBiz+(スマートビズプラス)を利用した場合のファイル共有の利用イメージをご紹介していきます。共有方法も、手動による方法や自動化する方法、スクリプトによる方法といくつかあるのですが、今回は手動による人力技(ドラッグアンドドロップ)での共有方法をご紹介します。

SmartBiz+で、社内で編集したファイルをアップロードする方法は、簡単3ステップです。

  1. パソコン版のクライアントアプリにログインする。
  2. アップロードしたいフォルダを選択する。
  3. アップロードしたいファイルをドラッグ&ドロップする。

iPadやiPhoneなどのスマートデバイスが世の中に出る前から、ファイル共有サービスなるものは存在しています。ですが、旧来のそういったサービスはインターネットエクスプローラーなどのブラウザで操作する事が多いです。ブラウザで操作となると、まず、サービスのURLをアドレスバーに(間違えないように)入力し、アップロードしたいフォルダを選択します。”対象ファイルを選択”といったボタンをクリックし、ファイル選択ダイアログが表示され、お目当てのファイルを選択できて、さらにアップロードボタンをクリック。で、やっとファイルをアップロードできます。しかも、大容量のファイルをアップロード中に通信断が発生した場合は、再度、最初からアップロードをする必要があり。。。

では、画面イメージをご紹介します。

■アップロード手順

1.パソコン版のクライアントアプリにログインする。

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SmartBiz+のクライアントアプリは、BizCube(ビズキューブ)と言います。デスクトップにあるBizCubeをダブルクリックして起動します。するとログイン画面が表示されますので、管理者の方から貸与された”お客様番号”、”ユーザーID”、”パスワード”を入力し、サインインをします。

 

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すると、以下のようなWindowsのエクスプローラーのような馴染みのある画面が出現します。
表示されいる”マイフォルダ”や”共有フォルダ”は、社内ネットワークの外にあるクラウド上に存在しています。
マイフォルダは、自分の小ネタや編集中のファイルなど、共有する前のファイルを保存する事が可能です。
共有フォルダは、サービスの管理者の方が作成されるので、管理者の方にフォルダのポリシーを確認してください。

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2.アップロードしたいフォルダを選択する。

次にアップロード先のフォルダを選びます。フォルダの左側の”+”をクリックするとそのフォルダ配下のフォルダが表示されます。アップロードしたいフォルダが出てきたら、フォルダアイコンをクリックして、選択します。フォルダを選択すると、右の画面に、そのフォルダに保管されているファイルが表示されます。なにも保存されていない場合は、表示されません。

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3.アップロードしたいファイルをドラッグ&ドロップする。

フォルダを選択した状態で、右側のファイルが表示されている箇所へ、Windowsのデスクトップからファイルをドラッグ&ドロップします。共有フォルダにアップロードする際は、アップロードするファイルに対する権限の確認画面が開きます。

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適宜チェックしていただいてアップロード完了です。

アップロードしたファイルは、ダブルクリックで開くことが可能で、ファイルを編集したのちに上書き保存する事も可能です。

■iPadでのファイル閲覧の仕方

クライアントアプリ:BizCubeをタッチして起動します。Windows版のBizCubeと似通ったユーザーインターフェイスです。さきほど、アップロードしたフォルダまでタッチしていきます。ファイルを見つけたらタッチする事で起動可能です。

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こんな感じで開きます。

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今回は、SmartBiz+の基本の中の基本の機能である社内で編集したファイルを見る機能をご紹介しました。

iPadを会社から支給されているけれども、いまいち活用の仕方にお困りの方がいらっしゃいましたら、ぜひ、オンラインストレージの活用を検討して見てください!

SmartBiz+の詳細は、こちらから → http://www.smartbizplus.com/

トライアルも可能です。ご興味ある方は、こちらから → http://www.smartbizplus.com/trial/

著: スマートビスプラス運営事務局

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