iPadで商談・プレゼンするなら覚えておきたい7つのコツ

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こんにちは!スマートビズプラス技術担当です。

私は仕事柄、iPad片手にお客様と商談させていただくことがよくあります。iPadはウェブの閲覧や商品カタログの案内、簡単なプレゼンなど、使い勝手が良く非常に重宝していますが、それと同時に気を付けていることもあります。皆さんは、お客様と一緒にiPadの画面を覗きこんでいる際、「文書のレイアウト崩れ」や「思わぬメールの着信」に”はっ”とした経験はありませんか?

そこで今回は、私がiPadでお客様とやり取りする際に意識しているちょっとしたコツを、いくつかご紹介したいと思います!

目次

  • プレゼン前の準備
    1. ここぞ!という文書は「PDF化」しておく
    2. プロジェクタ投影には「VGAアダプタ」
  • プレゼン直前のチェック
    1. 「自動ロック」を解除する
    2. 「機内モード」をオンにする
    3. 必要に応じて「アクセスガイド」を使う
  • プレゼン中のコツ
    1. 「ピンチイン/ピンチアウト」を活用する
    2. 小人数の会議なら「iPadの画面」でプレゼンする
  • 最後に

プレゼン前の準備

1.ここぞ!という文書は「PDF化」しておく

PDF

iPadは特別なビューワーアプリ無しでも、ほとんどの資料を扱うことのできる優秀な端末です。写真や動画はもちろん、ドキュメントの定番フォーマットであるPDFファイルもばっちり。

その他、ビジネス文書ではおなじみのPowerPointやExcel、Wordにも、もちろん対応しているのですが、さすがにOffice系ファイルとなると時にレイアウト崩れが発生します。

PC(Windows)とiPad(iOS)では、導入済みのフォントなど環境に差異があり、無理が生じる点は否めません。もっとも筆者はあまり細かいことを気にしないため(笑)、冗談まじりに商談を進めることも多々あるのですが。とはいえ、ちょっとフォーマルなプレゼンでは、かっちり進める必要に迫られることもあります。そんなとき便利なのが「Office文書のPDF化」。PDFなら元の体裁をきっちりと保ったまま、iPadで表示させることができます。

【2014/11/25 追記】レイアウト崩れを回避する選択肢として「Office for iPad」を使うという手もあります。詳しくはアップル社のWebサイトをご覧ください
Microsoft PowerPointを App Store で

普段何気なく利用しているPDFですが、文書へのフォントの埋め込みや、ファイルサイズの最適化を暗にこなしてくれる強力なツールです。Office2007以降なら、ファイルの保存時にPDFを選択するだけで、簡単にフォーマットを変更できます。ひと手間で安心してお客様先でファイルを開けるようになるので、ぜひ試してみることをお勧めしますよ!

2. プロジェクタ投影には「VGAアダプタ」

お客様先の打ち合わせで思いがけず参加者が増え、急きょプロジェクタをお借りすることがあります。そんなとき役に立つのが「VGAアダプタ(アップル社純正)」です。複雑な設定のいらないケーブル接続なら、はじめての環境でもほとんどトラブル無く商談を継続できます。

ちなみに、iPadをプロジェクタに接続する手段というのはいろいろな方法があります。ケーブル接続の他に「AirPlay(ネットワーク経由での画面転送)」や「プロジェクタメーカーが提供するアプリ」「クラウドサービス」「AVトランスミッター」など、HW・SWを含めて実に様々です。iPadならついかっこいいプレゼンにこだわりたくなるのですが、準備に手間取るようなことがあっては本末転倒です。

筆者は外出の際にVGAアダプタを必ずかばんに忍ばせるようにしています。大きさは大体「12cm x 5cm、厚さ1cm」と小型でかさばりませんし、オフィス仕様のプロジェクタ(VGA端子、HD15、ミニD-Sub15ピン)ならほぼ確実に繋がります。

しかもコネクタ付きアダプタなら、充電しつつプレゼンすることも可能。電池残量を気にせず、商談に集中できます。

プレゼン直前のチェック

3. 「自動ロック」を解除する

パスコードを入力

iPadは何も操作せずにいると、通常数分で「ロック」がかかります(スリープ状態に移行)。ロック解除にはパスコードの入力が必要になるため、できれば商談・プレゼンの前には「自動ロック」を解除しておくことをお勧めします。

お客様の目の前で何度もパスコードを入力するのは、あまりスマートな振る舞いとはいえませんよね。しかも、iPadをプロジェクタに接続している場合には、パスワード入力操作そのものもスクリーンに投影されてしまうため、これは何としても避けたいところです。

ちなみに、自動ロックを「しない」に設定すると、省電力モード(画面が暗くなる)にも移行しなくなり、iPadの画面をずっときれいに表示させ続けることができます。

●設定手順
「設定」アプリを起動。
「一般」>「自動ロック」の順にタップし、「しない」を選択する。

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