70%の工数削減効果を生み出したiPadによる報告書作成業務

タブレットとクラウドの連携による情報共有の高度化

「報告書のためにデータを打ち直す」「書類がどこにいったか分からない」報告書にまつわる悩みを抱える企業は多い。タブレットとクラウド環境によるペーパーレス化は生産性向上へ高い期待が集まっている。

■報告書作成業務の生産性が低い理由

上司や顧客への報告書作成で残業に追われる人は少なくない。情報共有・報告書作成の生産性向上はホワイトカラー業務に共通する課題だ。報告が必要になるのは、現場に点在する情報を集約し、より広範囲の業務に責任を持つ上長へ伝達し、戦略的な意思決定を求めるケースだ。この過程において、生産性を妨げるいくつかの要因が存在する。

「二度手間」は生産性を下げる要因の代表例だ。現場の担当者が紙に記載した情報を、内勤の社員がパソコンに入力し、さらに、管理職の人間がパワーポイントにまとめる、といった業務を行っていないだろうか。本来伝えるべき情報は、現場で取得された一次情報であるのに、付加価値を加えることなく、媒体を変えるだけで同じ入力業務を実施してしまう企業が少なくない。

「情報伝達」にも生産性低下の原因がある。電子ファイルで情報を管理していても、目的の情報がどこにあるのか、どのバージョンが正しいのか、といった実務上の課題を解決するのは簡単ではない。加えて、社内で電子ファイルを一元管理して情報共有の効率化を図ったとしても、社外の取引先が紙でのやり取りを必須としている場合、会社をまたがった業務プロセスのボトルネックになり得る。

情報端末が普及し始めた1990年代からオフィスのペーパーレス化に対する期待は高まってきた。しかし、現実には生産性の低い紙の業務が多々残っており、期待されたほどペーパーレス化は進んでいないとの見方もある。ペーパーレス化を阻む原因としては、結局、紙の利便性が情報端末より高いという点につきるだろう。すぐに書き込んだり、並べて確認したりできる紙は、従来のパソコンでは敵わなかった。

現在はタブレットによる情報入力に、クラウド環境を活用した情報共有にペーパーレス化を推進する期待が高まっている。紙とは異なる利便性を提供しながら、報告書作成業務を大幅に簡潔にする可能性を持っているからだ。

タブレットとクラウドの連携による情報共有の高度化

タブレットとクラウドの連携による情報共有の高度化

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